Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа. Как сделать правильный запрос в архив о предках

Архив - государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения. А получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, - наше неотъемлемое право. Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив.

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

• тематические - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
• генеалогические - запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
• социально-правовые - запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
  • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
  • от физических и юридических лиц;
  • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

• трудового стажа и размера заработной платы,
• службы в воинских частях и формированиях,
• о состоянии здоровья,
• награждении, присвоении званий,
• получении образования,
• применении репрессий,
• об актах гражданского состояния и т.п.

Пример 1

Свернуть Показать

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость - хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

• если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1-5 дней с момента обращения);
• выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
• изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
• сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
• сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса . С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным , то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения - в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения - в муниципальные архивы.

Пример 2

Свернуть Показать

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
• адрес, по которому нужно направить ответ архива;
• ваш контактный телефон;
• о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые - даже по телефону.

Пример 3

образец заявления для получения архивной справки о зарплате

Свернуть Показать

Пример 4

Образец письма-запроса от юридического лица (примерная форма)

Свернуть Показать

Архивная справка

Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже - архивной выписки или копии документа.

По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см. Пример 5). Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Пример 5

Образец архивной справки

Свернуть Показать

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).

Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 No 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.

Копии архивной справки (без штампа и печати) заверяются заведующим архивом и остаются в делопроизводстве архива.

Заметим, что архивные справки отличаются наименованием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА» от остальных справок, которые именуются просто «СПРАВКА».

Коммерческие компании тоже вправе выдавать архивные справки, архивные выписки, но при условии, что у них есть архив в виде отдельного подразделения. В противном случае они ограничатся обычными справками, выписками и копиями.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и обязательных для всех негосударственных организаций, архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Справки, идентичные подлиннику архивные копии и выписки заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Архивная выписка и архивная копия

На архивной выписке и архивной копии делаются соответствующие обозначения - «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА» или «АРХИВНАЯ КОПИЯ». Они составляются на бланке архива, но при изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

При оформлении выписки название оригинального документа, его номер и дата воспроизводятся полностью (см. Пример 6). Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие. В одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа.

Внимание! Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: «так в документе».

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

Пример 6

Образец архивной выписки

Свернуть Показать

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, послужившего основанием для оформления данной выписки (см. Пример 6).

Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ. На обороте проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на местах скреплений заверены руководителем архива.

Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обычным письмом.

Если вы передали документы на хранение сторонней организации

Допустим, ваша фирма передала свои документы на ответственное хранение сторонней организации, которая профессионально оказывает подобные услуги. Такие услуги предоставляют не только коммерческие архивы, но и государственные/муниципальные. Собственником документов продолжает являться компания, на территории которой документы уже не находятся. Кто в таком случае имеет право выдавать архивные справки: хранитель или собственник?

Согласно статье 892 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 No14-ФЗ хранитель не вправе без согласия поклажедателя пользоваться переданной на хранение вещью, а равно предоставлять возможность пользования ею третьим лицам, за исключением случаев, когда пользование хранимой вещью необходимо для обеспечения ее сохранности и не противоречит договору хранения. Следовательно, если вы хотите передать хранителю полномочия о выдаче справок по социально-правовым запросам и сэкономить свое время, то оговорите это условие в договоре по аутсорсингу. В противном случае компания-владелец будет разбираться с документами сама: при необходимости придется запросить в офис вывезенные ранее документы, разбираться с ними и составлять архивную справку, поскольку вопрос конфиденциальности информации все же преоритетнее.

Сноски

Свернуть Показать

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

1. Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
2. Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.

Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

• наименование архивного учреждения;
• Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
• фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
• заявление;
• конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
• точное название организации и должности;
• основание для получения выписки, справки;
• подпись заявителя.

Выявив перспективу сложить трудный документ, будет правильным у уме разбить содержание на 3 групп. Они не обязательно будут поданы в таком же порядке. Сначала нужно сформулировать к чему именно вы хотите в итоге, потом обдумайте основания. Это могут быть решения судов, бизнес обычаи, местные порядки. Вступление принципиально важная часть, который формирует впечатление. Также не следует забывать и осознать кому адресован данный претензионный документ и кто должен проявить реакцию.

Как делать запрос в ЗАГС?

ФИО заявителя

требуемый документ

дата внесения актовой записи

цель получения документа

Как сделать запрос в ЗАГС

Раздел: Гражданское право |

ЗАГС – это орган записи актов гражданского состояния, поэтому в этом учреждении собирается, систематизируется и хранится вся информация о рождении и смерти граждан, заключении и расторжении браков, смене имен и фамилий, о фактах усыновления и удочерения. По закону хранить данные ЗАГС обязан в течение 100 лет, после чего акты принимаются специальными архивами. Кто может сделать запрос в ЗАГС для получения нужных ему сведений? Любой человек, который предоставит паспорт и предъявит права на получение информации.

Как делать запрос в ЗАГС?

Запрос в органы ЗАГСа можно сделать при личном посещении этого заведения. К примеру, предоставив личный паспорт, появится возможность получить дубликат свидетельства о рождении или свидетельства о браке. В целом, при предъявлении документов, удостоверяющих личность, доступными будут любые сведения, которые хранятся в актовых книгах ЗАГСа.

Еще одна возможность – совершение письменного запроса в ЗАГС, который территориально слишком удален. В таком запросе необходимо отразить просьбу переслать нужную информацию на адрес ближайшего к заявителю отделения, чтобы впоследствии получить данные или новые документы уже там. Примерный образец запроса в ЗАГС можно скачать на нашем сайте.

В своём заявлении необходимо указать:

орган ЗАГСа, который располагает информацией, его адрес

ФИО заявителя

адрес и паспортные данные заявителя

адрес ближайшего к заявителю отделения ЗАГС

требуемый документ

ФИО, на кого этот документ должен быть выписан

дата внесения актовой записи

цель получения документа

Повторная выдача документов ЗАГСом облагается государственной пошлиной: так, на сегодня справка из архива обойдется в 50 рублей, а новое свидетельство о заключении брака – в 100 рублей.

Как делать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет

Запрос в ЗАГС через Интернет чаще всего делают потенциальные молодожены, которые хотят забронировать дату регистрации брака. Чтобы сделать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет необходимо воспользоваться услугами сайта госуслуг своего региона. Подобные сервисы предоставляют возможность выбрать удобную дату и время бракосочетания при условии, если она не занята. Нужно помнить о том, что бронирование дня бракосочетания осуществляется не ранее 3 месяцев и не позже 2 месяцев до планируемой даты регистрации.

Как сделать запрос в архив?

Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.

Немного об архивах

Начнем с того, что архив является государственным (реже - частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.

Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.

Современные архивы

В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Все архивы делятся на:

федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;

муниципальные и городские;

общественные, частные, общинные.

Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).

Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?

Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.

Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам - guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.

Архивные запросы: классификация и сроки исполнения

Что касается архивных запросов, то все они делятся на:

тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;

генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;

социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).

Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.

Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запрос

Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:

кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);

ФИО и адрес заявителя;

контактный телефон заявителя;

исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).

о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);

причину, по которой запрашивается информация;

адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);

дату составления запроса;

подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).

Как подать запрос?

Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).

Что выдают архивы?

В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.

А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.

Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.

Как делать различного рода запросы в ЗАГС и архивные учреждения

Читатели моего блога, рада приветствовать вас снова на своей страничке!

Сегодня я расскажу вам о том, как подавать запросы в органы ЗАГС, с помощью каких документов это можно сделать.

Что такое ЗАГС?

Согласно Википедии, это Отделы за́писей а́ктов гражда́нского состоя́ния (сокращённо ЗАГС или загс) - орган исполнительной власти в России и ряде иных государств, регистрирующий факты рождения, установления отцовства, усыновления (удочерения), заключения брака, расторжения брака, смерти и перемены имени.

Во -первых, скажу, что сведения вы можете запрашивать о людях, которых нет уже в живых. Если вы подаете запрос на человека живущего, вам никто документы в органах ЗАГС не выдаст.

Необходимо, чтобы этот человек сам явился за запросами с документом, удостоверяющим личность. Напомню, что еше со времен правления президента Ельцина, в России таковым документов является паспорт гражданина(ки) России. Конечно, если вы не военный на действующей службе, тогда можно предъявить военный билет (книжку моряка) или офицерскую книжку. Многие думают, что можно предъвить водительское удостоверение. Но мы живем не в США, меньше смотрите голливудские фильмы, тем более в вашем водительском удостоверении дается право управлять транспортом соответствующей категории по дорогам России, а некоторые действия ГИБДД подразумевают наличие у водителя паспорта.

Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.

Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив . К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.

Определяемся с видом запроса

• Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
• Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
• Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские — от иностранцев в русские архивы, от россиян — в зарубежные).

Составляем запрос

1. Пишем на имя директора архива.
2. Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
3. Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
4. В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
5. Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?

Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.

• Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района . Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
• Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив .
• Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации , где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.

Почему нет ответа

Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.

Особенности сотрудничество с архивами

Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу . Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.

Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт . Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.

Некоторые услуги можно получить только за плату , например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.

Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.

Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:

9 комментариев в “Как составить запрос в архив? ”

1. Инга

   Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.

   Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь — никто не ответил...=((

2. admin автор поста

   Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.

3. Наталья Мельникова

   Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!

4. Юльчатка

   Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))

5. Виктория

   Лена, здравствуйте!

   Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос — какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней — в России (Новгородская, Тверская области).

   Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство — могут быть другие требования) — не знаю.

   Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.

   С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!

6. Мария

   Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.

7. Елена

   Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?

Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:

1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).

2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).

3. Генеалогического.

Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.

Вам помогут за деньги

Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.

Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.

Вам никто не должен

Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).

Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".

А здесь - должны

Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.

Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.

Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?

Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.

И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).

Ближе к делу

Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.

Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.

После революции...

Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.

В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.

...и до нее

Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.

Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.

О чем следует помнить

Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.

Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.

Что и как писать

Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.

Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.

Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.

Обязательные данные

Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.

После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.

О сестре таланта

Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.

Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.

Запрос в архив - образец

Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."

Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.

В заключение отметим

В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!

Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.

На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.