Расчет суточных при командировках в 2017-2018 годах (нюансы)

Суточные при командировках в 2018 – 2019 году выплачиваются в размере, установленном в локальных актах организаций и предприятий. Как начисляются суточные, облагаются ли они налогами и какие изменения в отношении их выплаты предстоят в 2018 – 2019 году, расскажем в нашей статье.

Суточные при командировках в 2018 - 2019 году

Суточные направлены на компенсацию затрат сотрудника в командировке из-за его проживания вне дома.

Они выплачиваются за каждый день командировки со дня отъезда работника (даты отправления поезда, автобуса, самолета с места постоянной работы) и до дня его возвращения домой (даты прибытия транспорта в место постоянной работы). Если на дорогу до вокзала/аэропорта сотрудник должен потратить сколько-то времени, оно тоже учитывается.

Если командировка длилась всего 1 день на территории нашей страны, суточные не выплачиваются, т. к. это противоречит цели их выплаты. Эти деньги возмещают расходы работника, связанные с его проживанием вне дома. При однодневной командировке таких расходов нет.

При однодневной заграничной командировке суточные выплачиваются в иностранной валюте в половине их размера.

По общему правилу размер суточных при командировках в 2018 - 2019 году каждая частная организация определяла самостоятельно.

Нормы суточных в командировке-2018 - 2019 установлены только для госслужащих и военнослужащих и составляют 100 и 300 руб. соответственно. При этом если военнослужащий обеспечивается питанием, суточные ему выплачиваются в размере 100 руб. за сутки.

Размер и нормы суточных при командировках в 2018 - 2019 году

Размеры суточных при командировках в 2018 - 2019 году для работников частных предприятий устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре (абз. 4 ст. 168 ТК РФ).

ВАЖНО! Законом на сегодняшний день не установлен минимальный или максимальный порог суточных для частных организаций.

В п. 3 ст. 217 НК РФ указано, что суточные до 700 руб. при командировке по России и до 2500 руб. за пределами нашей страны не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, если суточные выше указанных сумм, этот налог с такого превышения с работника должен взиматься.

ВАЖНО! Иных ограничений по налогообложению суточных в командировке-2018 - 2019 нет.

Долгое время налоговые органы делали попытки взыскать НДФЛ с суммы суточных, выплаченных в утвержденном ТК РФ размере. Однако поскольку смысл командировки работника заключается в выполнении задач в интересах организации, суды не признавали такие суточные доходом работника (постановление ФАС Московского округа от 14.09.2010 № КА-А40/10158-10 по делу № А40-174845/09-76-1283).

В 2016 г. Минфином России было дано официальное разъяснение по данному вопросу — Письмо от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, в котором однозначно сказано, что налогом облагаются лишь суточные сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ

Выплата суточных при командировках в 2018 - 2019 году

Поскольку в ст. 168 ТК РФ сделана отсылка к локальному нормативному акту и коллективному договору, суточные при командировках в 2018 - 2019 году рассчитываются по нормам, установленным в этих документах. Локальным актом или коллективным договором могут быть предусмотрены разные выплаты:

• на случай отправления работника в крупный город или небольшой поселок;
• при длинных или коротких командировках;
• в зависимости от должности и т. п.

Расчет суточных при командировке делается исходя из предполагаемого среднего размера предстоящих затрат работника. Однако в дальнейшем подтверждать эти затраты какими-либо документами не нужно.

Суточные оплачиваются следующим образом:

1. Определяется дата отправления и количество дней нахождения работника в командировке.
2. Работнику выдается либо часть командировочных в виде аванса (п. 10 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749), либо полная сумма по решению работодателя. Если командировка заграничная, деньги перечисляются в валюте страны, куда едет сотрудник. Курс валюты должен соответствовать официальному курсу на дату выдачи аванса.
3. В течение 3 дней после прибытия из командировки работник должен отчитаться перед бухгалтерией обо всех расходах и приложить подтверждающие документы.
4. Бухгалтером составляется смета расходов и определяется окончательная сумма положенных выплат, в т. ч. суточных.

Выплаченные суточные не облагаются страховыми взносами (если не превышают лимит, установленный локальным актом) и не учитываются при расчете отпускных.

Суточные-2018 - 2019: изменения по российским командировкам

В 2015 был подготовлен проект постановления Правительства РФ «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749». Предложено было в пп. 10, 11, 18 постановления № 749 добавить слова «при направлении работника в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации», что предполагало обязательную выплату суточных только при заграничных командировках. В итоге Минфин РФ отказался от разработки данного акта.

Вопрос о выплате суточных при командировках в 2018-2019 годах по территории нашей страны остается без изменений.

Напомним, что с 01.01.2017 действует новое правило, по которому на суточные, превышающие 700 руб. по России и 2 500 руб. при загранкомандировках подлежат начислению страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ в редакции закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 243-ФЗ).

Размер и нормы суточных установлены только для госслужащих и военных. В частных организациях этот вопрос решается их руководством. В рамках сумм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ выданные работнику денежные средства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выплата суточных производится за каждый день, проведенный работником вне дома. Выдача суточных при командировках в 2018 - 2019 году остается без изменений.

Направление сотрудников в командировку предусматривает не только компенсацию расходов, но выплату суточных. Порядок оформления служебной поездки и её организации закреплен в Положении №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г.

Согласно нормам данного Положения, руководитель исходя из сложности задания и производственной необходимости, определяет продолжительность поездки для выполнения поставленных целей вне основного места труда. Согласно п.11 указанного нормативно-правового акта, к командировочным расходам, подлежащим компенсации, относятся траты на:

• Проезд до места выполнения поставленных задач и обратно;
• Проживание в гостинице или ином временном жилье (его разновидность класс и приблизительная стоимость оговаривается до начала командировки);
• Доп. траты при нахождении в служебной поездке – представляет собой фиксированную сумму, которую назначает и выплачивает работодатель из расчета на один день;
• Иные статьи расходов, связанные с выполнением командировочных задач, согласованные с руководством предприятия.

Согласно п.23 Положения, при направлении сотрудника в служебную поездку заграницу, к возмещаемым расходам добавляются:

• Стоимость оформления загранпаспорта, визы и прочих бумаг, необходимых для въезда служащего на территорию иностранного государства;
• Обязательные сборы, в том числе взымаемые в аэропорту и при въезде (транзите) автомобиля;
• Стоимость оформления обязательно мед. страховки, если она предусмотрена при въезде в иностранное государство;
• Иные обязательные сборы и расходы, связанные со въездом и нахождением в командировке за рубежом.

Величину суточных работодатель согласно ст.168 ТК РФ определяет самостоятельно. При этом их размер должен быть зафиксирован в локальных актах данного предприятия. Данная норма не касается госслужащих. Оплата суточных для них установлена Постановлением правительства №812 от 26.12.2005г. В нем указаны нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году, таблица которых включает в себя 193 иностранных государства. К примеру:

• суточные в казахстан в 2017 году составляют 55 долларов США;
• суточные германия 2017 – 65 долларов США в сутки;
• суточные в сша 2017 – 72 долларов США.

Частные организации при желании могут использовать таблицу норм оплаты суточных при командировках заграницу, закрепленную в Положении №812. Они также имеют право установить единую величину для «зарубежных» суточных или определить для их размер для каждой страны отдельно.

Если при пересечении границы страны, куда направляется служащий в командировку, ставится соответствующая отметка, то по ней и определяется дата въезда. Если такие штампы не ставятся, к примеру, в странах СНГ, то дата выезда из страны будет устанавливаться по проездным документам, предоставляемым сотрудником, после завершения служебной поездки.

В ряде случаев при зарубежных командировках может использоваться личный транспорт трудящегося или рабочий автомобиль. В таком случае фактическая продолжительность нахождения в месте командировки должна быть указана в служебной записке. Также в этом случае рационально оформить путевой лист для служащего. По возращении на предприятие он должен быть предоставлен вместе с иными оправдательными документами (квитанциями, чеками и т.д.).

В какой валюте следует выдавать суточные при заграничных служебных поездках?

Суточные, согласно п.10 Положения №749, должны выплачиваться сотруднику до начала его командировки. Кроме того, ему должен быть выплачен денежный аванс для покрытия расходов на проезд, аренду жилья и иные расходов, связанных с реализацией поставленных перед ним служебных задач. Выдача положенных средств может производиться в рублях или в валюте.

Порядок выдачи денежных средств для погашения расходов в командировке за рубежом и погашения неиспользованной части аванса закреплен Федеральным законом №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003г. Данный нормативный акт содержит в себе запрет на проведение валютных операций между резидентами.

Однако есть и исключения, перечень которых закреплен в ст.9 данного Федерального закона. Среди них и компенсация расходов связанных с зарубежными командировками и возвращения части средств, которые не были использованы.

В Положении №812 установлены нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году в долларах США. Выдача аванса и суточных в валюте может производиться только в случае, если у предприятия есть валютный счет. При отсутствии такового необходимые средства перечисляются в рублевом эквиваленте.

После получения денег служащий самостоятельно приобретает необходимую валюту в обменном пункте или отделении банка. При этом он обязан получить у кассового сотрудника квитанцию или иной документ, подтверждающий проведение соответствующих валютных операций. Последующие расчеты и компенсация расходов будет производиться исходя из платежных документов, которые получит трудящийся при покупке.

В данной ситуации конвертации валюты должна расцениваться исключительно как операция между физлицами. Это связано с тем, что при её осуществлении конкретный гражданин (командировочный служащий) осуществляет покупку наличной иностранной валюты от своего имени, а нет от лица предприятия.

Во время выполнения возложенных на служащего задач при загранкомандировке, им будут истрачены данные средства на аренду жилья, оплату телефонных расходов и иных тратах произведенных в интересах фирмы. Все они должны иметь обязательное документальное подтверждение.

Порядок расчета суточных при загранкомандировке

Проведение расчета суточных при загранкомандировках в 2017 году осуществляется в порядке, закрепленном в п.16 – 18, 20 Положения №749. Согласно данным нормам производится компенсация за оплату проезда:

• На территории нашей страны – при этом во время следования заграницу расчет производится в иностранной валюте, а при возвращении обратно (после пересечения границы) – в рублях.
• Заграницей – в порядке, предусмотренном Положением №812 или ином, закрепленном локальными нормативными актами предприятия,

Дата пересечения граница государства определяется исходя из отметок пограничной службы, которые проставляются в загранпаспорте служащего. Если же в государстве, куда направляется командируемый сотрудник, проставление таких отметок не производится, то дата пересечения границы будет определяться исходя из проездных документов.

В случае, когда служебное задание предусматривает нахождение командируемого работника в нескольких иностранных государствах, то день, когда была пересечена граница между ними, оплачивается согласно нормам той страны, в которую он сейчас направляется.

Может случиться и такая ситуация, что служащий отправился в загранкомандировку, но вернулся в тот же день, после выполнения поставленных задач. В данном случае оплата суточных будет производиться в иностранной валюте, но в размере 50% от нормы.

Суточные при командировках в 2017 году в выходные дни оплачиваются по тем же правилам, что и труд на основном рабочем месте, то есть в двойном размере. При этом не имеет значение, находился служащий на своем командировочном месте или был в пути, так как при этом он тратит свое личное время. Во втором случае двойной оплате подлежат не только суточные, но и стоимость проезда.

При возникновении ситуации, когда сотрудник задержался в пути, оплата суточных за это время производится по решению работодателя. Трудящийся со своей стороны должен представить доказательства, подтверждающие то, что задержка вызвана производственной необходимостью и была необходима для решения поставленных перед ним задач.

В локальных актах организации может быть установлен порядок расчета суточных при загранкомандировках, пример его осуществления, суммы суточных выплат и правила начисления необходимых сумм командировочным работникам. Возможность предприятия самостоятельно определять данные моменты дает право устанавливать свои правила, но они не должны противоречить нормам действующего законодательства.

Оплата НДФЛ за суточные по загранкомандировкам

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ все траты, связанные с оплатой расходов командировочных сотрудников, учитываются при расчете налоговой базы. В отличие от налога на прибыль, который подлежит уплате, суточные освобождаются от НДФЛ. Однако только в пределах установленных законодательством лимитов. Согласно п.3 ст.217 НК РФ освобождаются от НДФЛ командировки:

• На территории РФ – в пределах 700 руб. в сутки;
• Заграницей – до 2500 руб. в сутки.

Так как частные предприятия имеют право самостоятельно определять величину суточных, поэтому их величина может быть выше установленных лимитов. В таком случае суммы, полученные свыше нормативов, расцениваются как доход служащего, поэтому с них следует уплачивать налог.

Определяя дату получения данной прибыли, следует ориентироваться на месяц, в котором руководителем предприятия был утвержден авансовый отчет. Данное правило закреплено в пп.6 п.1 ст.223 НК РФ. НДФЛ согласно порядку, установленному в п.6 ст.226 НК РФ, удерживается с ближайшей выплаты зарплаты служащего, а перечислен должен быть не позднее следующего дня после получения им полагающихся сумм.

Расчет налоговой базы для НДФЛ со средств полученных свыше установленных лимитов рассчитывается путем умножения суммы превышения нормы на количество дней нахождения в командировке.

Так как лимиты установлены в рублях, то могут возникнуть при начислении суточных в иностранной валюте. В данной ситуации порядок проведения расчетов зависит от того, в какой валюте получает аванс служащий. Если при загранкомандировке ему начисляется оплата в иностранных денежных знаках, но вручаются суточные в рублях (к примеру, при отсутствии у фирмы валютного счета), то перерасчет производить не следует.

В случае получения сотрудником аванса в иностранной валюте, руководству предприятия для определения налоговой базы потребуется пересчитать выданную ему сумму в рублях. В данном случае следует брать курс ЦБРФ, установленный в том месяце, когда был утвержден авансовый отчет. Из полученной суммы вычитается лимит – 2500 руб. Все оставшиеся средства умножаются на количество командировочных дней. Итоговая сумма и является налоговой базой, из которой производится уплата НДФЛ.

Налог на прибыль с суточных в загранкомандировке

Как было отмечено ранее, в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ вся сумма суточных включается в расходы предприятия связанные с командировками и влияет на расчет базы для налога на прибыль. При этом если средства были выданы в рублях, то они вносятся в состав «прибыльных» трат фирмы.

Если же суточные выплачивались в иностранной валюте, то согласно п.10 ст.272 НК РФ они должны быть пересчитаны по курсу ЦБРФ, который был установлен на день их вручения командированному сотруднику. Итоговая сумма также умножается на количество дней служебной поездки и списывается в расходы фирмы.

Расчет страховых взносов с суточных при загранкомандировках

Согласно ст.168 ТК РФ и п.11 Положения №749 суточные выплачиваются сотруднику, направляемому в командировку длительностью два и более дня. При этом согласно ч.2 ст.9 Закона №212-ФЗ от 24.07.2009г. суточные относятся к выплатам, с которых не уплачиваются страховые взносы во внебюджетные фонды.

В данном случае также есть определенное ограничение. Их сумма не должна превышать норму, установленную для командированных служащих в локальных актах этого предприятия. Если же есть необходимость в начислении большего количества суточных, то работодателю достаточно прописать необходимую сумму в приказе о служебной поездке.

07.08.2017, 13:58

Работник организации выезжает в загранкомандировку. Положением о командировках, действующим в компании, установлены разные размеры суточных при командировках по России и при служебных поездках за границу. Кадровый специалист сомневается, суточные за день пересечения границы нужно выплачивать по российской или зарубежной норме. Ответ на этот вопрос – в статье.

День отъезда в загранкомандировку

Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).

На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.

День возвращения

При возвращении работника из загранкомандировки действует тот же принцип оплаты суточных по норме страны пребывания. То есть в день пересечения госграницы России при возвращении из командировки суточные оплачивается по российской норме (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Работник организации направлен в служебную загранкомандировку. Куплены билеты на самолет и предоплачена гостиница. В принципе с оплатой командировки все ясно, однако не понятно, как выплачивать суточные за день отлета. Дело в том, что время вылета, указанное в билете – 23 часа 5 минут. Кадровый специалист сомневается, как оплачиваются суточные в день отъезда и приезда при загранкомандировках. Подскажем кадровику правильный ответ на этот вопрос.

Размер суточных устанавливает организация

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

День отъезда и день прибытия должны быть оплачены

Что касается выплаты суточных за день отъезда и день приезда, то они должны быть непременно выплачены вне зависимости от того, во сколько произошло отправление (прибытие) сотрудника. Объясняется это следующим.

День выбытия в командировку

Днем отъезда в командировку является день отправления транспортного средства, которое доставит сотрудника к месту командировки из населенного пункта, где расположено место его работы. Даже если самолет или поезд отправляются в 23 часа 59 минут, то этот день считается днем отъезда. Поэтому суточные за этот день должны быть выплачены полностью.

День возвращения из командировки

День приезда из командировки – это день прибытия транспорта, которым воспользовался сотрудник, чтобы вернуться из служебной командировки. Важно понимать, что суточные нужно выплатить за день прибытия из командировки, во сколько бы оно не произошло. Таким образом, суточные нужно заплатить, даже если транспортное средство прибыло в населенный пункт, где находится работодатель, в 00 часов 01 минуту.

В 2019 году размер суточных в командировке работодатель устанавливает самостоятельно. Но нужно учитывать, что освободить выплаты от налогов и взносов можно только в пределах норм. Нормы, размеры суточных в командировке 2019 по России и заграницей вы найдете в статье.

Лимит суточных при командировках в 2019 году

В законодательстве нет норм для суточных в командировке - каждый работодатель решает, сколько будет платить сотрудникам для служебных поездок. Сумму и порядок выплаты предусматривают во внутренних документах. Например, в положении о командировках (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Несмотря на это, необходимо учитывать, что а Налоговом кодексе есть максимальный размер суточных в 2019 для расчета НДФЛ и страховых взносов. Компания не должна удерживать налог и взносы с суммы выплаты, которая не превышает лимитов - 700 рублей за один день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.

Командировочные расходы в 2019 году

Помимо суточных, командировочные расходы в 2019 году включают выплаты (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

• затраты на проезд к месту командировки и обратно. В том числе оплата поездки на такси или другом автомобиле;
• расходы на проживание - в гостинице или в арендованной квартире в месте командировки;
• другие затраты, который командированный работник осуществил с разрешения работодателя.

В России суточные учитывают в 2019 году при расчете налога на прибыль в полном размере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как мы уже отметили выше, нормы связывают только с расчетом НДФЛ и взносов.

Чтобы учесть суточные в расходах, работодатель должен выполнить обязательное условие - подтвердить производственный характер поездки и продолжительность нахождения сотрудника в командировке. Требовать от работника документы для подтверждения расходов не надо. Подробнее о том, как учесть суточные при расчете налогов , рассказали эксперты системы "Главбух" .

Для остальных командировочных расходов в кодексе также нет норм. Порядок оплаты командировочных расходов в 2019 году компании утверждают в своих нормативных актах (п. 11 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). Если у компании есть подтверждающие документы, то затраты можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

Образец приказа на установление норм суточных в 2019 году

Суточные при командировках по России

Размер суточных расходов для поездок по России в 2019 году закрепите в коллективном договоре или локальном акте. Чтобы не было путаницы с налогами и взносами можно придерживаться необлагаемого лимита - 700 руб. на один день. С суточных сверх этой нормы бухгалтер будет удерживать НДФЛ и считать страховые взносы.

Командировочные расходы на суточные в 2019 году по России выплачивайте сотрудникам:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Днем отъезда считают дату отправления транспорта из населенного пункта, где обычно трудится сотрудник, к месту, куда его направили. День возвращения - это дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. Причем если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считают текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов - следующие.

Пример расчета суточных в 2019 году

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал располагается в черте города.
Время отправления поезда - 23 часа 56 минут 4 июня.
Первым днем командировки будет 4 июня. Суточные за этот день выплачивают в полной сумме.

Суточные при командировках за границу

Размер суточных при командировках за границу в 2019 году работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. Причем чтобы не было путаницы в налоговом учете, чаще всего применяют нормы суточных при загранкомандировках как для НДФЛ и взносов - 2 500 руб. на день. Тогда с суточных бухгалтер не будет рассчитывать НДФЛ и взносы в 2019 году.

Для бюджетников есть свои нормы для суточных за границу (Постановление Правительства от 26.12.2005 № 812). Например, для Китая суточные при служебной командировке с территории России на территории иностранных государств составляют 67 долларов США. Для Казахстана размер меньше - всего 55 долларов.

Дата выезда из России и въезда в страну обратно для загранкомандировки определяют (п. 18, 19 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

• для командировок в страны СНГ, для въезда в которые не делают отметки в паспорте, - по проездным документам;
• для командировок в иностранные государства - по отметкам в загранпаспорте о том, что работник пересек границы.

Предположим, что сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России. В таком случае суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы России применяйте лимиты суточных для поездок за границу. А со дня пересечения границы России вновь применяйте норму для внутренних командировок.

Суточные при однодневных командировках в 2019 году

У работодателя есть обязанность оплатить проезд туда и обратно и проживание сотруднику, который едет в командировку на несколько дней. За каждый день поездки нужно выдать суточные (ст. 168 ТК РФ). Правила расчета выплат при однодневной командировке , рассмотрели эксперты системы "Главбух" .

При однодневной командировке возмещайте сотруднику стоимость проезда. Суточные за один день командировки в 2019 году выплачивайте, только если поездка за рубеж. Начисляйте их не в полной сумме, а в пределах 50 процентов от лимита, который установили для зарубежных поездок (п. 11, 20 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

За однодневные командировки по России суточные работнику не положены. Вместо них компания вправе выплатить компенсацию иных расходов, связанных с поездкой. Если вы так поступаете, то такое условие надо прописать в локальном документе компании. К примеру, в трудовом или коллективном договоре. А можно издать приказ, в котором сказано о компенсации расходов командированных сотрудников вместо суточных. Также надо указать суммы, которые будете выдавать работникам.

Если не заплатить НДФЛ и взносы с «лишних» суточных, налоговики выпишут штраф и начислят пени. Штраф составляет 20 процентов от суммы, которую не перечислила организация (ст. 122, 123 НК РФ).

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику:

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации « » в Контур.Школе :

«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.