Создание электронных таблиц программой Microsoft Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сетки. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки в строке формул следует нажать клавишу F2 или выполнить щелчок в правой части строки формул. Кнопка в строке формул служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует действию по клавише Enter .

Лабораторная работа № 7

7 Создание электронных таблиц программой Microsoft Excel

7.1 Цель работы.

Цель данной лабораторной работы - познакомиться с некоторыми основными возможностями русифицированной версии программы обработки электронных таблиц Microsoft Excel (версии 7.0) , разработанной для работы на компьютере под управлением операционных систем семейства Windows, получение навыков составления и оформления электронной таблицы, представление данных с помощью диаграмм.

7.2. Программа Microsoft Excel

7.2.1 Назначение и возможности

Microsoft Excel 7.0 – приложение из пакета Microsoft Office. Основой программы является вычислительный модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, получать диаграммы различных типов. С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать решение самых сложных задач, но и создать собственную оболочку программы. В седьмой версии Excel вы можете создавать макросы с помощью диалекта языка программирования Visual Basic for Applications .

Excel можно использовать как для решения простых задач учёта, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса фирмы. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Excel можно также решить множество задач в области естественных и технических наук.

Excel имеет огромные возможности и, несомненно, является одной из лучших программ своего класса. Однако его изучение и применение является полезным не только поэтому. Большую роль играет его распространенность. Эта программа установлена практически на любом компьютере. Умение использовать Excel является очень важным.

Возможности использования программы Excel далеко выходят за рамки тех, которые будут рассмотрены в ходе выполнения данной работы. Вам предлагается ознакомиться с возможностями работы с таблицами, диаграммами, данными списка.

Развернутое окно программы Excel 7.0

После запуска Excel на экран монитора будет выведено развернутое окно программы. Оно представлено на рисунке 65.

Структура экрана при работе с Excel во многом походит на структуру экрана других приложений Microsoft office .

Документ, созданный в Excel, называется книгой (book ). В состав книги входят листы электронных таблиц, которые называют рабочими листами (worksheet ) или просто листами таблиц.

Новая книга обычно содержит три пустых листа таблиц. Листы таблиц имеют стандартные названия Лист 1, Лист 2, Лист 3 и т.д. Количество листов и их имя может быть изменено.

Все пространство каждого листа электронной таблицы разбито на 1048576 строк и 16384 столбца. На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сетки. Строки обозначаются числами от 1 до 1048576, столбцы обозначаются латинскими буквами от A до XFD.

Таким образом, получается следующая структура: книга, представляющая собой отдельный файл, состоит из листов, а каждый лист состоит из ячеек. Первая ячейка имеет адрес A1, а последняя XFD1048576

Рисунок 65 – Развернутое окно программы Excel

Развернутое окно программы Excel (рисунок 65) аналогично развернутым окнам программ пакета Microsoft Office 2007. Эта программа использует новый ленточный интерфейс.

Лента, как и в других программах, имеет набор вкладок. Каждая вкладка содержит группу или группы инструментов. В программе Excel имеются следующие вкладки:

Главная – эта вкладка доступна по умолчанию при запуске Excel . На ней располагаются основные инструменты, предназначенные для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию (оформлению) текста в ячейках, форматированию самих ячеек, манипулированию ячейками и т.п. (см. рисунок 66).

Рисунок 66 – вкладка « Главная»

Вставка – предназначена для вставки в электронную таблицу всевозможных элементов: рисунков, клипов, надписей, колонтитулов, всевозможных графиков и диаграмм (см. рисунок 67).

Рисунок 67 – вкладка « Вставка»

Разметка страницы – содержит инструменты, ориентированные на установку и настройку различных параметров разметки страницы, размеров полей, цвета и ориентации страницы, отступов и т.д. (см. рисунок 68).

Рисунок 68 – вкладка « Разметка страницы»

Формулы – данная вкладка для удобства задания и использования формул в ячейках электронной таблицы. С этой вкладки доступны мастер функций, библиотека функций, окно контрольного значения. (см. рисунок 69).

Рисунок 69 – вкладка « Формулы»

Данные – инструменты данной вкладки ориентированы на операции с данными, содержащимися в ячейках таблицы: сортировки, применения фильтра, группировки и т.п. Кроме того, на вкладке имеются инструменты, позволяющие перенести в таблицу данные из других приложений (см. рисунок 70).

Рисунок 70 – вкладка « Данные»

Рецензирование – содержит такие инструменты, как вставка и редактирование примечаний, защита электронной таблицы или отдельных ее листов и т.п. (см. рисунок 71).

Рисунок 71 – вкладка « Рецензирование»

Вид – вкладка предназначена для настройки режима просмотра документов в окне программы (см. рисунок 72).

Рисунок 72 – вкладка « Вид»

Так же как и на ленте Word 2007, на ленте Excel 2007 все инструменты на вкладках объединены в группы, доступ к дополнительным инструментам группы также как и в Word 2007 определен нажатием на кнопку . Аналогично Word 2007 кнопки в Excel 2007 могут быть простыми и двухсекционными. Пакет Excel 2007 имеет «Панель быстрого доступа», которая легко настраивается. Настройка осуществляется также как и программе Microsoft Word 2007.

Обратите внимание на строку формул , которая предназначена для обработки содержимого ячеек таблицы. Эта строка разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки. Редактирование данных можно производить непосредственно в самой ячейке или в строке формул. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки в строке формул следует нажать клавишу или выполнить щелчок в правой части строки формул. Можно также выполнить двойной щелчок на ячейке, после чего она станет текущей, и произойдёт переход в режим редактирования.

Кнопка , находящаяся в строке формул применяется для отмены последнего действия. Кнопка в строке формул служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует действию по клавише . С помощью третьей кнопки можно активизировать программу «Мастер функций», которая предназначена для ввода функций.

7.2.3. Указатель мыши в Excel 7.0

При перемещении в пределах окна Excel 7.0 вид курсора мыши меняется.

В нормальном режиме указатель мыши имеет вид стрелки. С его помощью можно выбирать различные элементы окна, активизировать их двойным щелчком или выполнять операцию перетаскивания.

Находясь внутри рабочего листа, курсор мыши имеет вид крестика. В этом случае после щелчка ячейка, на которой позиционирован курсор, становится активной.

При размещении на маркере заполнения в правом нижнем углу ячейки указатель мыши отображается в виде черного крестика. Тем самым программа сообщает о возможности использования функции « автозаполнения ». Эта функция даёт пользователю возможность представить часто встречающиеся последовательности значений (например, названия месяцев) в виде списка. Если ячейка содержит элемент списка, то остальные элементы того же списка можно внести в рабочий лист автоматически, используя функцию «автозаполнение» .

Курсор « автозаполнения » можно использовать и при копировании формул.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Формула содержит операторы. Оператор – это знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок. Операторы для вычислений используют константы, т.е. постоянные значения над которыми производятся вычисления, и ссылки на ячейки, содержащие данные для вычислений.

Формула может также содержать такие элементы, как функции. Функция – это стандартная формула, которая возвращает результат выполнения определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы в ячейках листа, особенно, если они длинные или сложные.

Ссылки на ячейки, используемые в формулах и функциях, могут быть абсолютными и относительными . Абсолютная ссылка на ячейку при копировании формулы курсором автозаполнения выбирает значение для вычислений только из той ячейки, которая обозначена этой ссылкой. Переадресации на другие ячейки не происходит. Признаком абсолютной ссылки является знак $ в названии строки и столбца у ссылки. Например $ A $7, ссылка на содержимое ячейки А7 и как бы мы ни копировали нашу формулу в ней всегда будет ссылка на данные в этой ячейке.

В Excel кроме абсолютных ссылок на ячейки используются также и относительные ссылки. При создании формулы эти ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. Ссылка может быть полностью относительной относительный столбец и относительная строка (например, C1). Или смешанной ссылкой относительный столбец и абсолютная строка (C$1), абсолютный столбец и относительная строка ($C1). Ссылки, в которых зафиксирован только столбец или только строка, называются смешанными ссылками. Превратить относительную ссылку в формуле в абсолютную можно также нажатием клавиши F 4 .

Таким образом, формула это совокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение.

Если курсор приобретает вид курсора ввода, пользователь получает возможность вводить или редактировать данные. При изменении размеров окна курсор приобретает вид разнонаправленной стрелки. Разнонаправленная стрелка, перечёркнутая линией, появляется на экране, если курсор находится между двумя элементами, границы которых можно изменить (например, между заголовками строк или столбцов). Курсор, имеющий вид двух параллельных отрезков со стрелками, используется для разделения рабочего листа на несколько подокон (панелей) с помощью маркеров разделения. После нажатия комбинации клавиш указатель дополняется знаком вопроса, что позволяет с помощью щелчка на названии команды вызвать контекстно-зависимую справку.

7.2.4. Построение таблицы

Построение таблицы в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделён на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки. В каждую ячейку пользователь может ввести определённые данные. Ячейку, в которую будут вводиться данные, следует сначала активизировать. Активизация осуществляется в результате щелчка на ячейке или путём перемещения указателя ячейки с помощью клавиш управления курсором.

В ячейке электронной таблицы может быть представлена информация различного типа: текст, числовые значения и формулы. Кроме того, каждая ячейка может быть отформатирована отдельно, при этом параметры форматирования на содержимое ячейки не повлияют. При вводе данных Excel автоматически распознаёт их тип.

Как только в ячейку будет введён хотя бы один символ, содержимое ячейки сразу же отобразится в строке формул. Одновременно в этой строке появится изображение трёх кнопок, которые используются при обработке содержимого ячейки.

После подтверждения ввода в ячейку числового значения оно будет автоматически выровнено по правому краю, текстовые данные программа автоматически выравнивает по левому краю. Для данной ячейки можно задать другой параметр выравнивания. При указании выравнивания, например, по левому краю, вводимые новые числовые значения будут выровнены по левому краю.

Если длина введённого в ячейку текста превышает текущее значение ширины этой ячейки, то после завершения ввода текст, либо будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные ячейки, которые расположены справа, либо будет урезан по правому краю ячейки, если смежная с ней содержит какую-либо информацию. Весь текст полностью будет представлен в строке формул при перемещении указателя ячейки на ячейку с данным текстом. Кроме того, если в ячейку вводят текст , который уже вводили в соседнюю ячейку, то срабатывает функция автоподстановка.

Если же вследствие недостаточной ширины ячейки числовые значения в ней не могут быть представлены полностью, то на экране будет отображено соответствующее число символов диез “#”, при этом содержимое ячейки полностью будет представлено в строке формул.

Если в ячейку вводится формула , то непосредственно после завершения ввода производятся вычисления, и результат вычислений отображается в ячейке. Формула в Excel обязательно должна начинаться с математического оператора. Например, после ввода формулы =1+6 в ячейке появится число 7, но в строке формул в качестве фактического содержимого ячейки будет представлена формула. Если же ввести 1+6, то это значение будет интерпретироваться программой как текст. Формула может начинаться также со знаков плюс (+) или минус (-). Эти знаки относятся к первому числовому значению в формуле.

После задания формулы в ячейке может появиться сообщение об ошибке. Например, если ввести значение =1/0 , то оно будет интерпретироваться программой как формула, и Excel сразу же попытается произвести вычисления. Однако через некоторое время в ячейке появится сообщение =ДЕЛ/0! , по которому нетрудно будет определить характер ошибки.

С помощью выделения ячеек ввод данных можно несколько упростить. Для выделения диапазона ячеек необходимо переместить указатель мыши при нажатой левой кнопке в нужном направлении. Если вы хотите выполнить эту операцию с помощью клавиатуры, следует поместить указатель ячейки в исходную позицию, нажать клавишу и, удерживая её нажатой, с помощью клавиш управления курсором расширить выделенный диапазон в нужном направлении. Если вы хотите применить определённую команду или функцию к ячейкам, которые не примыкают друг к другу, то для маркировки этих ячеек следует использовать выделение несмежных диапазонов . Выделение несмежных диапазонов производится аналогично описанному выше процессу выделения смежных ячеек, но при этом следует держать нажатой клавишу . При выделении несмежных диапазонов ячеек можно использовать далеко не все команды или функции. Например, выделенные таким образом диапазоны ячеек нельзя переместить или скопировать. Однако, выделение несмежных диапазонов ячеек можно использовать в случае удаления, форматирования или ввода данных.

Один из случаев, где используется выделение диапазона ячеек, это использование функции автозаполнения ячеек. Например, если вам нужно заполнить несколько столбцов одинаковыми значениями (см. рисунок 73):

	Стоимость компьютеров (в U SD)
		1050	1050
	Компьютер для игр Core i 7 870	1570	1570
		1400	1400

Рисунок 73 – Пример ввода данных в таблицу

(На рисунке 73 обратите внимание на столбцы C и D ).

Для того, чтобы заполнить диапазон ячеек С13 - D15, нужно выполнить следующие действия:

1. Ввести в ячейки С13, С14 и С15 соответственно значения: 330 ; 560 ; 850.
2. Активизировать ячейку С13, выполнив на ней щелчок.
3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить курсор вниз, в ячейку С15, таким образом выделив диапазон ячеек С13-С15.
4. Поместить указатель мыши на маркере заполнения выделенного диапазона ячеек (в правом нижнем углу диапазона). Удерживая левую кнопку нажатой, переместить маркер заполнения до столбца D и отпустить кнопку мыши. Таким образом, автоматически заполнятся ячейки диапазона D13 - D15

Чтобы выделить весь столбец , необходимо выполнить щелчок на его заголовке. Строка выделяется аналогично. При выделении столбца с помощью клавиатуры следует поместить указатель ячейки в выделяемый столбец, а затем нажать комбинацию клавиш . Для выделения всей строки используется комбинация клавиш .

Если в ячейку были введены некорректные данные, её содержимое необходимо отредактировать . Наиболее быстрым и простым способом изменения содержимого ячейки является запись поверх старой новой информации, предыдущее содержимое ячейки при этом автоматически удаляется. В случае незначительных ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого следует активизировать режим редактирования с помощью двойного щелчка на ячейке, после чего справа от содержимого ячейки будет представлен мерцающий курсор ввода. Включить режим редактирования с помощью клавиатуры можно путём помещения указателя на нужной ячейке и нажатия клавиши .

В режиме редактирования содержимое ячейки будет представлено в таблице полностью, независимо от того, заполнена ли соседняя ячейка или нет. Содержимое ячейки можно редактировать как в самой таблице, так и в строке формул.

В Excel содержимое отдельной ячейки может быть перемещено или скопировано . При этом содержимое ячеек, в которые осуществляется перенос, автоматически удаляется. Во избежание этого необходимо вставить пустые ячейки в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести данные.

Отличие операции перемещения от копирования состоит в том, что при перемещении содержимое ячеек в исходной позиции удаляется. При копировании содержимое ячеек в исходной позиции сохраняется. Чтобы переместить диапазон ячеек посредством манипулятора, необходимо выделить нужные ячейки (это относится только к смежным ячейкам). Затем следует поместить курсор мыши в любом месте на границе выделенного диапазона и перетащить, удерживая нажатой левую кнопку мыши, весь диапазон в новую позицию. Когда кнопка манипулятора будет отпущена, содержимое выделенных ячеек удаляется из исходной позиции и вставляется в текущую. Если во время выполнения этой операции удерживать нажатой клавишу , то весь диапазон ячеек будет скопирован. При вставке столбца (строки) нужно сначала с помощью заголовков столбцов (строк) выделить столько столбцов (строк), сколько должно быть вставлено, а затем посредством нажатия правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать команду «Добавить». При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются на одну позицию вправо; при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Для удаления вставленных столбцов или строк используйте команду «Удалить» из контекстного меню.

7.2.5. Оформление таблицы

В Excel предусмотрено множество различных функций, которые позволяют оформить таблицы на высоком профессиональном уровне. Варьируя различные виды шрифта, толщину и расположение линий, цвет фона и т. д., можно добиться наиболее наглядного представления информации в таблице.

Перед выполнением любой команды в Excel следует выделить ячейку (диапазон ячеек), на которую будет распространяться действие команды. Это справедливо и для команд задания параметров форматирования в таблице. Если диапазон ячеек не выделен, то параметры форматирования задаются для активной ячейки.

Для отображения числовых значений в Excel по умолчанию используется числовой формат Общий, при этом значения представляются в таблице в том виде, в котором они введены с клавиатуры. При вводе числовой информации содержимому ячейки присваивается один из поддерживаемых Excel числовых форматов. Если формат “незнакомый”, то вводимое числовое значение интерпретируется программой как текст (например, 5 купонов). Чтобы присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек, можно воспользоваться командой Ячейки меню Формат , командой Формат ячейки контекстного меню или комбинацией клавиш . Любое из указанных выше действий приведёт к открытию диалогового окна Формат ячеек, на переднем плане которого представлена панель Число, в которой отдельные форматы сгруппированы по категориям. В поле списка Числовые форматы представлены следующие категории:

1. общий;
2. числовой;
3. денежный;
4. финансовый;
5. дата;
6. время;
7. процентный;
8. дробный;
9. экспоненциальный;
10. текстовый;
11. дополнительный;
12. (все форматы).

После выбора определённой категории, содержащиеся в ней форматы, будут представлены в поле списка справа. Для задания формата ячеек выберите его название из поля списка. Следует принимать во внимание, что в некоторых случаях после задания формата для представления содержимого ячеек потребуется больше места.

При выборе денежного формата числовые значения обычно не могут быть представлены в таблице из-за недостаточной ширины ячеек. В этом случае содержимое ячейки отображается с помощью специальных символов диез «#». Только после соответствующего увеличения ширины столбца данные в ячейках снова будут представлены в нормальном виде.

В Excel существует и другой, более удобный способ форматирования ячеек: с помощью кнопок панели инструментов. Например, денежный формат можно присвоить ячейкам при помощи кнопки .

Изменять ширину столбца в рабочем листе удобнее всего с помощью мыши. Нужно переместить курсор мыши в область заголовков столбцов. При позиционировании курсора точно между двумя заголовками столбцов курсор приобретает вид двунаправленной стрелки чёрного цвета, В этом режиме вы можете переместить (при нажатой левой кнопке) правый край левого столбца. После того, как Вы отпустите левую кнопку мыши, будет зафиксирована новая ширина столбца. Двойной щелчок мышью в этом режиме приводит к установке оптимальной ширины столбца. С помощью выбора команды « Автоподбор ширины столбца » из списка «Формат» на вкладке «Главная» можно поручить определение оптимальной ширины столбца программе. Ширина устанавливается в зависимости от длины содержимого ячеек. При этом для каждого столбца будет установлена своя оптимальная ширина. Высота строк устанавливается в зависимости от используемого вида шрифта. Изменение высоты строк производится аналогично изменению ширины столбца. Задать высоту строки (и ширину столбца соответственно) можно в диалоговом окне Высота строки , которое открывается с помощью команды « Высота строки » список « Формат» на вкладке «Главная» .

При вводе данных в Excel содержимое ячеек автоматически выравнивается. Но выравнивание для ячейки можно и задать: с помощью кнопок группы «Выравнивание» на ленте «Главная» и в окне диалога «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание».

Добиться большей наглядности рабочей таблицы и этим облегчить для других пользователей работу с содержащимися в ней данными можно путём добавления рамок, цветов, палитр и теней. Вы можете задать нужные вам параметры с помощью кнопок в группе « Шрифт», на вкладке «Главная» или в окне диалога « Формат ячеек ».

Если вы не хотите терять время на форматирование таблицы вручную, можно воспользоваться стилями в Excel. Также можно воспользоваться функцией « Автоформат» . Для этого удобно достать на панель быстрого кнопку - « Автоформат ». Функция « Автоформат» работает следующим образом: Microsoft Excel анализирует диапазон смежных ячеек, на который указывает курсор, и автоматически применяет формат, базирующийся на позициях заголовков, формул и данных.

7.2.6. Вычисления в MS Excel

Программа Excel предназначена для выполнения вычислений, предполагающих представление данных в табличном виде. Поэтому рабочий лист программы Excel имеет вид таблицы.

Каждая ячейка рабочего листа может содержать текст или числовое значение, которое можно использовать при вычислениях. В ячейке может также находиться формула. В этом случае представленный в ячейке результат зависит только от содержимого тех ячеек, на которые имеются ссылки в данной формуле.

Формула может содержать функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике. Результатом вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения, а в случае операторов сравнения - логические значения « Истина» или « Ложь» . В таблице 1 представлены арифметические операторы в порядке убывания их приоритета при вычислениях.

Например, чтобы получить общее количество компьютеров, проданных в июле в ячейке В9, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем последовательно адреса всех ячеек от В5 до В8, соединяя их оператором сложения. В результате введённая в ячейку В9 формула будет иметь вид:

В5+В6+В7+В8

Таблица 1

Арифметические операторы

Оператор	Значение
	Открыть скобку
	Закрыть скобку
	Умножить
	Разделить
	Сложить
	Вычесть
	Равно
	Меньше
	Меньше или равно
	Больше
	Больше или равно
	Не равно

Завершив ввод формулы, нажмите , и в ячейке будет представлен результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему является формула, которая будет отображаться в строке формул каждый раз при позиционировании указателя ячейки на этой ячейке. Формула будет отображаться также в режиме редактирования содержимого ячейки.

Для задания формулы можно воспользоваться различными техническими приёмами. В описанном выше примере формула была задана путём ввода с клавиатуры. Однако существует другой способ: после ввода знака равенства следует выполнить щелчок на ячейке, которая должна быть указана в ссылке первой (В5). Данная ячейка будет обрамлена пунктирной бегущей рамкой, а её адрес появится в итоговой ячейке. Далее следует ввести оператор сложения, а затем выполнить щелчок на следующей ячейке и т. д.

Можно использовать в формулах и непосредственно числовые значения, соединяя их с помощью математических операторов. Возможна и комбинация адресов ячеек и числовых значений.

Также для вычисления сумм (например, общее число компьютеров, проданных в июле), можно использовать кнопку , которая расположена на ленте « Формула ».

Выбрав диапазон ячеек, вы можете получить информацию о нём, посмотрев на статусную строку , которая располагается в нижней части главного окна Excel. При соответствующей настройке панели статуса на ней можно увидеть количество выделенных в диапазоне чисел, их сумму, среднее значение, минимум и максимум.

Вызовите контекстное меню строки состояния и в открывшемся меню укажите, какую именно информацию вы хотите получить на панели статуса.

В Excel для нескольких ячеек, которые составляют интервал массива, может быть задана одна общая формула – формула массива . В нашем примере налоги составляют 30 % от валовой выручки. Можно ввести в ячейку В21 формулу: = В20*0,30 , а затем скопировать в остальные ячейки. Но можно воспользоваться формулой массива. Для этого нужно выделить ячейки В21 - D21, которые будут интервалом массива, и ввести в ячейку В21 формулу: = B20:D20*0,30 . Чтобы действие введённой формулы распространялось на весь массив, следует завершить её ввод нажатием комбинации клавиш . Ячейки массива обрабатываются программой как единое целое. На попытку изменить одну из ячеек массива Excel отреагирует сообщением о недопустимости выполнения этой операции. Изменить формулу массива можно путём включения режима редактирования для любой ячейки, содержащей формулу. Для подтверждения изменений в формуле следует использовать комбинацию < Ctrl + Shift + Enter >.

В вычислениях могут использоваться самые разнообразные формулы, служащие, к примеру, для определения синуса, тангенса, среднего значения. Excel предоставляет в распоряжение пользователя множество специальных функций , в которые эти формулы уже встроены. Указание значений, к которым должна быть применена та или иная функция, происходит путём задания аргументов. Способ задания функций всегда один и тот же, различие состоит только в количестве аргументов, которые должны быть указаны при задании функции: = ИМЯ ФУНКЦИИ (Аргументы)

Например, чистый доход предприятия определяется как разность между валовой выручкой и суммой налогов и затрат. В ячейку В23 следует ввести: = В20-СУММ (В21;B22) . Имя функции СУММ однозначно указывает на характер выполняемой с её помощью операции.

Иногда сама функция служит аргументом другой функции. Такие функции называются вложенными.

С функциями удобнее всего работать с помощью Мастера функций - в этом случае необходимые аргументы задаются в диалоговом окне, т.к. при вводе функции с клавиатуры можно допустить ошибку. Например, если пользователь при вводе с клавиатуры забудет указать обязательный аргумент, на экране появится соответствующее сообщение об ошибке. Сообщение об ошибке выводится на экран и в том случае, если количество закрывающих скобок не соответствует количеству открывающих (например, при задании вложенных функций), а также, если были допущены другие ошибки.

Запустить Мастер функций можно, выбрав команду « Функция» на ленте « Формула » или активизировав комбинацию клавиш . Если функция должна быть, встроена в формулу, то для активизации Мастера функций достаточно выполнить щелчок на кнопке вызова .

Вкладка « Формулы » на ленте пакета Microsoft Excel 2007 показана на рисунке 69.

Для упрощения работы с программой Мастер функций отдельные функции сгруппированы по тематическому признаку. Задать аргументы можно различными способами. Например, в качестве аргументов функции СРЗНАЧ (вычисление среднего значения) могут быть указаны от одного до 30 значений. Для каждого аргумента в диалоговом окне существует отдельное поле ввода. Курсор ввода находится в поле ввода первого аргумента. В этом поле ввода в качестве аргумента Число 1 можно задать числовое значение (например, 30 или 45), адрес ячейки (С4) или адрес диапазона ячеек. После задания первого аргумента в поле Значение в правом верхнем углу диалогового окна будет представлен результат выполнения функции с существующими аргументами. В диалоговом окне появится также поле ввода для следующего аргумента. По завершении ввода аргументов следует нажать кнопку «ОК», и результат вычисления будет представлен в соответствующей ячейке.

Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом её вычисления будет так называемое значение ошибки , которое появится в ячейке. Чтобы легче было найти ошибку, можно установить режим отображения в ячейках формул вместо результатов вычислений, произведённых по этим формулам. Для этого следует достать на панель быстрого доступа кнопку - « Показать формулы ». Ширина столбцов будет при этом автоматически увеличена, чтобы обеспечить пользователю лучший обзор.

В зависимости от вида произошедшей ошибки в ячейке, содержащей формулу, записываются различные значения. Первым символом значения ошибки является символ диез «#», за которым следует текст. Текст значения ошибки может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Для устранения ошибки выделите ячейку, содержащую значение ошибки. В строке формул будет представлена содержащаяся в ней формула.

Ниже приводится несколько примеров значений ошибок с краткими пояснениями к ним. Вы можете сейчас не читать их, а обратиться к этим примерам в случае, если в ходе выполнения работы возникнет одна из перечисленных ошибок. #ЧИСЛО!

В случае нарушения правил математики, в ячейке будет представлено значение ошибки #ЧИСЛО! Как правило, такое значение появляется после изменения содержимого во влияющей ячейке. Например, если в качестве аргумента функции КОРЕНЬ (Квадратный корень числа) задать ссылку на ячейку с положительным значением, а на следующем этапе изменить содержимое влияющей ячейки путём ввода отрицательного значения, то в итоговой ячейке появится ошибочное значение #ЧИСЛО! Это значение ошибки появляется, как правило, при использовании функций. Посмотрите в справочной подсистеме, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверьте, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям. #ИМЯ?

При задании функций их имена можно записывать как прописными, так и строчными литерами. Строчные литеры в именах функций будут автоматически преобразованы в прописные, если программа распознаёт вводимое значение как имя функции. Например, если указать в формуле имя функции МИКС вместо МАКС , то в ячейке появится значение ошибки #ИМЯ? , т.к. программа не может найти указанное имя ни среди имён функций, ни среди имён диапазонов. Проверьте правильность написания имени функции или вставьте функцию с помощью . #Н/Д. Это значение ошибки может появиться в ячейке при применении некоторых функций, если в качестве аргумента будет задана ссылка на ячейку, которая не содержит данных. Пользователь может задать во влияющей ячейке значение #Н/Д! , которое будет представлено в итоговой ячейке для указания того, что в таблицу ещё должны быть введены данные. #ЗНАЧ! Если был задан аргумент недопустимого типа, то в ячейке появится значение ошибки # ЗНАЧ! В случае появления этой ошибки нужно проверить, пользуясь справочной подсистемой, являются ли допустимыми типы аргументов данной функции.

7.2.7. Графическое представление данных с помощью диаграмм

Для создания и форматирования диаграмм Excel предоставляет в распоряжение пользователя большое количество различных функций, которые позволяют, например, выбрать из множества типов диаграмм один или отформатировать легенду. Легенда описывает, какие данные представлены на диаграмме определённым цветом.

Например, на диаграмме при выполнении задания к лабораторной работе данные о затратах можно представить жёлтым цветом, данные о валовой выручке предприятия в каждом месяце (в июле, августе и сентябре) – фиолетовым цветом и т.д.

В данной работе вам предлагается представить с помощью диаграммы данные о валовой выручке, налогах, затратах и чистом доходе предприятия (по заданию преподавателя). Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделить диапазон ячеек, содержащих метки строк и столбцов, которые впоследствии будут использованы в качестве подписей к оси Х. В нашем примере это ячейки А3 - D3.
2. Удерживая нажатой клавишу , выделить диапазон ячеек (А20-D23), по значениям, из которого и будет строиться диаграмма. Затем отпустить .
3. На вкладке «Вставка» выбрать требуемый тип и вид диаграммы. Например, гистограмму.

Работая с диаграммой, пользователь получает дополнительные кнопки на вкладках «Конструктор», «Макет» и «Формат» в группе вкладок «Работа с диаграммами». Эти вкладки показаны на рисунках 73,74,75.

Рисунок 73 – Вкладка «Конструктор»

Рисунок 74 – Вкладка «Макет»

Рисунок 75 – Вкладка «Формат»

С помощью кнопок на этих вкладках можно изменять данные для построения диаграммы, ее макет и стили, название диаграммы и ее осей и пр. Если на вкладке «Формат» задается оформление элементов диаграммы, то на вкладке «Макет» указывается, какие элементы должны присутствовать на диаграмме.

Чтобы удалить какой-либо из элементов диаграммы выделите его и нажмите кнопку « Del » на клавиатуре.

Кроме того на диаграмме можно построить, так называемую, линию тренда . Эта линия строится на основе существующей диаграммы и позволяет наглядно увидеть тенденцию по изменению данных: они увеличиваются, уменьшаются или не изменяются. Чтобы добавить линию тренда надо перейти на вкладку « Макет », выбрать кнопку « Анализ » и в раскрывшейся галерее выбрать « Линия тренда», а затем тип линии.

Для удобства расчетов можно создавать всплывающие примечания для ячеек. Установите курсор на ячейку. На вкладке «Рецензирование» выберите кнопку «Вставка примечания». В появившееся окошко введите поясняющий текст. О том, что ячейка содержит примечание, будет говорить маленький красный треугольник в ее правом верхнем углу.

7.3 Порядок выполнения работы

1. Внимательно изучить методические указания к лабораторной работе.
2. Получить допуск на выполнение работы у преподавателя.
3. После включения компьютера и загрузки системы запустите программу Excel, развернув её окно на весь экран
4. Создание таблицы

4.1. Введите с клавиатуры заголовок таблицы: «Определение чистого дохода фирмы Computer Ltd».

4.2. В третью строку введите названия месяцев, воспользовавшись курсором автозаполнения:

4.3. Впишите в ячейки А4 - А11 приведённые ниже текстовые данные:

	‘Данные о продажах компьютеров
	Мультимедийный компьютер Core i3 540
	Компьютер для игр Core i 7 870
	Игровой компьютер AMD Phenom II X4 955
	Intel Core 2 Duo T6570 (2.1 ГГц , 2 Мб , 800 МГц ) / Память : DDR3 3072 Мб
	Всего
	‘Стоимость компьютеров (в USD)

4.4. Скопируйте диапазон ячеек А5 - А8 в ячейки А12 - А15.

4.5. В ячейки А17 - А23 впишите:

	Курс USD
	Валовая выручка
	Налоги
	Затраты
	Чистый доход

5 . Ввод данных в таблицу

Введите в ячейки недостающие числовые значения цен на компьютеры, а также данные о продажах компьютеров (цены выберите из интернета, а количество продаж предположите сами, руководствуясь ситуацией на рынке компьютеров и размерами вашей фирмы).

6. Определение общего количества проданных компьютеров.

Воспользовавшись кнопкой , а также функцией автозаполнения, вычислите общее количество проданных в каждом месяце компьютеров (в строке 9).

7 . Использование формул.

7.1. Вычисление валовой выручки.

Последовательно выполняя щелчки левой кнопкой мыши, на соответствующих ячейках и используя клавиши <+> и <*>, введите в ячейку В20 формулу:

= (b 5* b 12+ b 6* b 13+ b 7* b 14+ b 8* b 15)* b 17

Ячейки С20 и D20 заполните при помощи функции автозаполнения.

7.2. Налоги.

Допустим, что налоги составляют 30 % от валовой выручки. Заполните ячейки В21 - D21, используя формулу массива

(«Налоги» = «Валовая выручка» * 0,30).

Строку Затраты заполните числовыми значениями, которые Вы считаете целесообразными.

7.3. Чистый доход.

Чистый доход вычисляется как разность валовой выручки и суммы налогов и затрат.

8. Оформление таблицы .

Диапазон ячеек А3-D23 оформите в формате « Простой» , используя кнопку « Автоформат» .

Затем выделите ячейки А12 - А15 и отмените в них полужирный шрифт с помощью кнопки на панели инструментов.

Для оформления заголовка таблицы выберите размер шрифта 12 пунктов, полужирное начертание (воспользуйтесь кнопками на панели инструментов) и выделите заголовок красным или каким-либо другим цветом.

Для присвоения денежного стиля ячейкам В17-D23 воспользуйтесь кнопкой « Денежный формат» , а затем оптимизируйте ширину колонок.

Уберите с рабочего листа сетку таблицы.

9. Использование встроенных функций. В ячейках I 7, I 8, I 9 вычислите среднюю максимальную и минимальную цену в рублях на компьютеры за обрабатываемый период времени

10. Создание диаграммы

Представьте с помощью диаграммы данные о валовой выручке, налогах, затратах и чистом доходе. Диаграмму создавайте на рабочем листе с таблицей, но, не перекрывая ее. Выберите тип диаграммы, которая подходит для выполняемой вами задачи, и обоснуйте выбор

11. Для большей наглядности представления этих данных советуем внести следующие исправления в созданную вами таблицу:

1. Задайте правильный формат ячейкам, соответствующий их содержимому.
2. Отредактируйте формулу в ячейке В20, дополнив её таким образом:

=(b 5* b 12+ b 6* b 13+ b 7* b 14+ b 8* b 15)* b 1 7/1000 После того, как вы нажмёте клавишу , валовая выручка и налоги в июле будут представлены не в рублях, а в тысячах рублей. Теперь отредактируйте содержимое ячейки В22 так, чтобы затраты в июле тоже были представлены в тысячах рублей. Таким же образом отредактируйте содержимое ячеек С20 - D23.

1. Оптимизируйте ширину колонок полученной таблицы.

12 . Сохраните результаты в файле.

7.4. Оформление отчета

Отчет должен содержать следующее:

1. Титульный лист.
2. Цель работы.
3. Название файла созданного в Microsoft Excel .
4. Письменные ответы на два (по заданию преподавателя) контрольных вопроса.
5. Выводы.

7.5. Контрольные вопросы

1. Для чего используется программа Microsoft Excel ?
2. Что такое строка формул?
3. Опишите виды указателя мыши при работе в Microsoft Excel .
4. Как построить таблицу в Microsoft Excel ?
5. Как отредактировать некорректные данные?
6. Как оформляются таблицы в Microsoft Excel ?
7. Как производить вычисления в Microsoft Excel ?
8. Как графически представить данные в Microsoft Excel ?
9. Опишите различные типы диаграмм.
10. Что такое «Зависимости формул»?
11. Какие Вы знаете макеты диаграмм?
12. Что такое «Легенда»?

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать
47585.		Методичні вказівки. Менеджмент організацій	721.5 KB
	Весь процес підготовки виконання та захисту дипломної роботи складається з таких етапів: Вибір теми дипломної роботи. Затвердження теми дипломної роботи і закріплення керівника проекту. Визначення плану дипломної роботи та календарного графіка її виконання. Аналіз літературних джерел та систематизація фактичного матеріалу підприємства за темою дипломної роботи.
47586.		Методическое пособие по выполнению практических работ в среде ОС Unix	185.74 KB
	Организация взаимодействия между устройствами и программами в сети является сложной задачей. Сеть объединяет разное оборудование, различные операционные системы и программы - их успешное взаимодействие было бы невозможно без принятия общепринятых правил, стандартов
47587.		Методические указания. Менеджмент организации	240.5 KB
	Цели и задачи дипломной работы. Выбор и утверждение темы руководителя и консультанта дипломной работы Организация выполнения дипломной работы Структура и содержание дипломной работы Требования к оформлению дипломной работы Подготовка к защите и защита дипломной работы в ГАК.
47589.		Социологический словарь	5.78 MB
	Социологический словарь отв. Социологический словарь является научно-справочным изданием освещающим в сжатой форме наиболее важные понятия социологии в историческом и современном ее аспектах. Словарь четко обозначает основные процессы развития социологической науки содержит справочные статьи по всем направлениям современной социологии: философско-методологические основания общая теория история предмета отраслевые дисциплины исследования а также существенно обогащает ее терминологию и понятийный аппарат. Для...
47590.		ОСНОВЫ ГЕНЕТИКИ ЧЕЛОВЕКА	1.32 MB
	Взаимодействие генов Взаимодействие аллельных генов Взаимодействие неаллельных генов Генотип совокупность система всех генов организма которые взаимодействуют между собой.
47591.		МОЖНА ВСЕ НА СВІТІ ВИБИРАТИ, СИНУ, ВИБРАТИ НЕ МОЖНА ТІЛЬКИ БАТЬКІВЩИНУ	127.5 KB
	ПОСЛІДОВНІСТЬ ВИКОНАННЯ ПРОЕКТУ МОЖНА ВСЕ НА СВІТІ ВИБИРАТИ СИНУ ВИБРАТИ НЕ МОЖНА ТІЛЬКИ БАТЬКІВЩИНУ ДАТА ТЕМА ЗАХОДІВ МЕТА ЗАХОДІВ ВИД ДІЯЛЬНОСТІ 1 вересня Перший урок Україна наш спільний дім Жовтень Ой роде наш красний роде наш прекрасний 9 листопада До Дня словянської писемності та мови Вчімося друзі слово любити Презентація командне змагання 19 грудня Святий Миколай до нас завітай міцного здоровя на весь рік дай Театральне дійство 25 грудня Запрошення на Андріївські вечорниці Фестиваль української культури 21 січня...
47592.		Проектування лінійних споруд волоконно-оптичних ліній звязку.Методичний посібник	2.43 MB
	Прокладання кабелю. Вибір марки кабелю та визначення його придатності. Конструктивний розрахунок оптичного кабелю та визначення його конструкції 19 5.4 Вибір оптичних волокон оптичного кабелю та розрахунок максимальної довжини регенераційної ділянки 22 5.

Область электронной таблицы рассмотрим как базу данных. При этом столбцы называются полями, а строки – записями. Столбцам присваиваются имена, которые будут использоваться как имена полей записей.

Существует ряд ограничений, накладываемых на структуру базы данных:

• первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей и располагаться в одной строке;
• для имен полей следует использовать шрифт, тип данных, формат, рамку, отличные от тех, которые используются для данных в записях;
• таблицу следует отделить от других данных рабочего листа пустым столбцом и пустой строкой;
• информация по полям должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.

Работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям, перегруппировке и обработке информации.

Сортировка данных в таблице осуществляется через команду Данные > Сортировка или кнопки на панели инструментов Стандартная Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию (рис. 44).

Например, отсортировать таблицу, содержащую фамилию и пол так, чтобы сначала стояли все женские фамилии по алфавиту, а затем мужские.

Выделим таблицу с данными. Данные > Сортировка . В окне Сортировать по выбрать пол (это заголовок таблицы), в окне Затем по выбрать фамилия (рис. 45). Получим рис. 46.

С помощью команды Данные > Фильтр > Автофильтр осуществляется выбор данных по критерию. При этом в ячейках, где располагаются заголовки, появляются кнопки (стрелка). При нажатии на них появляется меню с условиями отбора автофильтра (рис. 47).

После работы с выбранным списком надо вернуть весь столбец данных для дальнейшей работы с ним.

При запуске команды Данные > Фильтр > Стандартный фильтр появится возможность выбирать строки, удовлетворяющие поставленным условиям (рис. 48).

Подготовка документа к печати

Созданный документ можно напечатать как лист, так и всю книгу, а также выделенный фрагмент листа и область печати (фиксированный, специальным образом, фрагмент листа). Если задана область печати, то будет напечатана только она. При сохранении документа область печати также сохраняется. Для определения области печати необходимо выделить фрагмент листа (одним из способов выделения ячеек), затем Формат > Диапазоны печати > Определить . Таким образом, выделенный фрагмент преобразовался в область печати. Для изменения данной области выбираем Формат > Диапазоны печати > Добавить область печати либо Формат > Диапазоны печати > Изменить . В появившемся диалоговом окне изменяем область следующим образом:

1. В поле Диапазон печати кликнуть на значок (Свернуть), чтобы уменьшить диалоговое окно до размера поля ввода. После этого легче отметить нужную ссылку на листе. Потом значок автоматически превращается в значок (Развернуть), кликаем его, чтобы восстановить исходные размеры диалогового окна. Диалоговое окно будет автоматически свернуто, если кликнуть мышью внутри листа. После отпускания кнопки мыши диалоговое окно будет восстановлено, и диапазон ссылок, определенный с помощью мыши, будет выделен в документе синей рамкой.
2. Повтор строки . Повторяющиеся строки определяем при помощи мыши, если курсор располагается в поле Повтор строки диалогового окна. Выделить одну или несколько строк для печати. В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем". Выбираем в списке "нет", чтобы отменить установленный повтор строк.
3. Повтор столбца . Выделите один или несколько столбцов для печати на каждой странице, при этом в правом текстовом поле появится ссылка столбца, например "$A" или "$C:$E". В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем" . Выбираем в списке "нет" , чтобы отменить установленный повтор столбцов.

Если область печати не нужна, её удаляем аналогичным способом.

Для печати необходимо также настроить параметры страницы, то есть формат бумаги, ориентацию листа, колонтитулы, направление печати и т.п. Сделаем это через пункт меню Формат > Страница и на вкладках диалогового окна производится настройка страницы (рис. 49, 50, 51). Предварительный просмотр позволяет увидеть, как документ будет выглядеть на бумаге.

Для просмотра области страницы воспользуемся пунктом меню Вид > Разметка страницы (рис. 52). Перемещая границы (синие) страницы, изменяем область страницы для печати за счёт изменения масштаба, который увидим через Формат > Страница > Лист > Масштаб .

Можно сэкономить время при создании списка SharePoint, импортировав файл электронной таблицы. При создании списка из электронной таблицы становятся его заголовков столбцов в списке, а остальные данные импортируется как элементы списка. Импорт электронной таблицы можно также способ создания списка без заголовка столбца по умолчанию.

Важно:

Важно: Если появится сообщение о том, что недействительный допустимым электронную таблицу, которую вы хотите импортировать или не содержит данных, добавьте на сайт SharePoint, с которыми вы в список надежных сайтов на вкладке.

Создание списка на основе электронной таблицы в SharePoint Online, 2016, и 2013

На сайте, на который вы хотите добавить список, щелкните Параметры и выберите Добавить приложение .

В поле Найти приложение введите "электронная таблица" и щелкните значок поиска .



1. На странице результатов поиска щелкните Импорт электронной таблицы .

   
   
   

2. На странице Новое приложение введите имя списка.

   
   
   

3. Введите описание (необязательно).

   Описание в большинстве представлений отображается под именем. Описание списка можно изменить в его параметрах.

   Нажмите кнопку Обзор , чтобы найти электронную таблицу, или введите путь к ней в поле Расположение файла . По завершении нажмите кнопку Импорт .

   Электронная таблица откроется в Excel, и появится окно .

   В окне Импорт в список Windows SharePoint Services выберите пункт Диапазон таблицы , Диапазон ячеек или Именованный диапазон . Если вы хотите указать диапазон вручную, выберите Диапазон ячеек и щелкните Выберите диапазон . В электронной таблице щелкните левую верхнюю ячейку, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT и выберите правую нижнюю ячейку диапазона.

   

   Диапазон будет указан в поле Выберите диапазон . Нажмите кнопку Импорт .

   
   
   

   Список или нажмите кнопку "Параметры" и нажмите кнопку Параметры списка .

   Данные таблицы появятся в виде списка в SharePoint.

   
   
   

Создание списка на основе электронной таблицы в SharePoint 2010 или SharePoint 2007

1. В меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта и нажмите кнопку Создать .

   Примечание: Сайты SharePoint могут выглядеть по-разному. Если не удается найти какой-либо элемент, например команду, кнопку или ссылку, обратитесь к администратору.

   В SharePoint 2010 в разделе Все категории щелкните Пустые и настраиваемые , выберите и нажмите кнопку Создать .

   В SharePoint 2007 в разделе Настраиваемые списки выберите Импортировать электронную таблицу и нажмите кнопку Создать .

   
   
   

2. Введите имя списка в поле Имя . Поле Имя является обязательным.

   Имя указывается в верхней части списка в большинстве представлений, становится частью веб-адреса страницы списка и отображается в элементах навигации для упрощения поиска. Имя списка можно изменить, но веб-адрес останется прежним.

   Введите описание списка в поле Описание . Поле Описание является необязательным.

   Описание в большинстве представлений отображается под именем. Описание списка можно изменять.

   
   
   

3. Нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать электронную таблицу, или введите путь к ней в поле Расположение файла , а затем нажмите кнопку Импорт .

   В диалоговом окне Импорт в список Windows SharePoint Services выберите Тип диапазона , а затем в разделе Выберите диапазон укажите диапазон в электронной таблице, который вы хотите использовать для создания списка.

   

   Примечание: В некоторых редакторах электронных таблиц можно выбрать нужный диапазон ячеек напрямую в электронной таблице. Диапазон таблицы и именованный диапазон уже должны быть определены в таблице, чтобы их можно было выбрать в диалоговом окне Импорт в список Windows SharePoint Services .

   Нажмите кнопку Импорт .

После импорта электронной таблицы проверьте столбцы списка, чтобы убедиться, что данные были импортированы правильно. Например, может потребоваться указать, что столбец содержит денежные значения, а не числа. Чтобы просмотреть или изменить параметры списка, откройте его, перейдите на вкладку Список или нажмите кнопку "Параметры" и нажмите кнопку Параметры списка .

Типы столбцов, которые создаются для списка, основаны на типах данных в столбцах электронной таблицы. Например, столбец электронной таблицы, содержащий даты, обычно становится столбцом дат в списке SharePoint. На приведенном ниже рисунке показан список SharePoint, который был создан путем импорта приведенной выше электронной таблицы.

Во всех версиях SharePoint поддерживается импорт электронных таблиц, но действия, выполняемые при этом, немного отличаются. В этих примерах использовался Excel, но также подойдет другой совместимый редактор. Если формат редактора электронных таблиц не поддерживается, экспортируйте данные в файл с разделителями-запятыми (CSV-файл) и импортируйте этот файл.

Ссылки на статьи о настройке импортированного списка и его добавлении на страницу или сайт см. в статье Общие сведения о списках .

Примечание: Как правило, столбцы на сайте SharePoint настраиваются с учетом типа данных, которые они содержат. Тем не менее после импорта списка проверьте столбцы и данные, чтобы убедиться, что импорт был выполнен правильно. Например, может потребоваться указать, что столбец содержит денежные значения, а не числа. Чтобы просмотреть или изменить параметры списка, откройте его, а затем щелкните Параметры списка в меню Параметры .

Добавить сайт в зону надежных сайтов

Откройте браузер Internet Explorer, нажмите кнопку Сервис и выберите пункт Свойства обозревателя .

Перейдите на вкладку Безопасность , щелкните значок Надежные узлы и нажмите кнопку узлы .

Вы находитесь на сайте отобразятся в Добавить это веб-сайт в зону: полей, нажмите кнопку Добавить .

Нажмите кнопку Закрыть , а затем - OК .

Оставьте комментарий

Эта статья оказалась полезной? Если да, оставьте свой отзыв в нижней части страницы. В противном случае поделитесь своим мнением - что нужно добавить или сделать понятнее. Укажите свои версию SharePoint, ОС и браузер. Мы прочтем ваш отзыв, перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.

Примечание: Отказ от ответственности относительно машинного перевода . Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Сколько стоит написать твою работу?

Выберите тип работы Дипломная работа (бакалавр/специалист) Часть дипломной работы Магистерский диплом Курсовая с практикой Курсовая теория Реферат Эссе Контрольная работа Задачи Аттестационная работа (ВАР/ВКР) Бизнес-план Вопросы к экзамену Диплом МВА Дипломная работа (колледж/техникум) Другое Кейсы Лабораторная работа, РГР Он-лайн помощь Отчет о практике Поиск информации Презентация в PowerPoint Реферат для аспирантуры Сопроводительные материалы к диплому Статья Тест Чертежи далее »

Спасибо, вам отправлено письмо. Проверьте почту .

Хотите промокод на скидку 15% ?

Получить смс
с промокодом

Успешно!

?Сообщите промокод во время разговора с менеджером.
Промокод можно применить один раз при первом заказе.
Тип работы промокода - "дипломная работа ".

Процессоры электронных таблиц

«Процессоры электронных таблиц»

1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel

Excel – это табличный процессор. Табличный процессор – это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

К обработке данных относится:

проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

построение диаграмм;

обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии «что – если» и другие задачи);

статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки «Пакет анализа»).

Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

Создание новой рабочей книги в Excel

Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.

Окно приложения Excel имеет пять основных областей:

строка меню;

панели инструментов;

строка состояния;

строка ввода;

область окна рабочей книги.

Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню.

Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул – это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.

Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.

Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов электронной таблицы определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.

Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка – это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения – это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа – это область, которая содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок. Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

Работа с файлами в Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога «Сохранение документа». В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога «Открытие документа» в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

2. Редактирование и форматирование рабочих листов Mіcrosoft Excel

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

Ввод данных осуществляется в три этапа:

выделение ячейки;

ввод данных;

подтверждение ввода (нажать клавишу Enter).

После того как данные введены, их нужно представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.

К операциям редактирования относятся:

удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;

копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;

редактирование текста и чисел в ячейках

К операциям форматирования относятся:

изменение числовых форматов или формы представления чисел;

изменение ширины столбцов;

выравнивание текста и чисел в ячейках;

изменение шрифта и цвета;

Выбор типа и цвета границы;

Заливка ячеек.

Ввод чисел и текста

Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.

Ввод текста

Текст – это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Если требуется ввести некоторые числа как текст, то для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат / Ячейки. Далее выберите вкладку «Число» и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Еще один способ ввода числа как текста – это ввести перед числом символа апострофа.

Если текст не помещается в ячейку, то необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам (Формат / Ячейки, вкладка Выравнивание).

Ввод чисел

Числовые данные – это числовые константы: 0 – 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе с числами необходимо уметь изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.

Excel самостоятельно определяет относится ли введенная информация к числу. Если введенные в ячейку символы относятся к тексту, то после подтверждения ввода в ячейку они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число-то по правому краю ячейки.

Ввод последовательных рядов данных

Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для создания рядов данных необходимо выполнить следующее:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в этот момент, когда белый крестик переходит в черный, нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, надо выделить нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Можно построить ряд данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член ряда, выделить обе ячейки и продолжить выделение до нужной области. Две первых ячейки, введенные вручную, задают шаг ряда данных.

Формат данных

Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат / Ячейки.

Появится окно диалога «Формат ячеек», в котором нужно выбрать вкладку «Число». В левой части окна диалога «Формат ячеек» в списке «Числовые форматы» приведены названия всех используемых в Excel форматов.

Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне «Тип» вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода «Тип».

Стиль представления данных

Одним из способов упорядочения данных в Excel является введение стиля. Для создания стиля используется команда Формат / Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога «Стиль».

3. Технология создания электронной таблицы

Рассмотрим технологию создания электронной таблицы на примере проектирования таблицы Учет товаров на складе.

1. Для создания таблицы надо выполнить команду Файл / Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга.

2. Сначала необходимо осуществить разметку таблицы. Например, таблица Учет товаров имеет семь колонок, которые закрепим за столбцами от A до G. Далее надо сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру, правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

3. Для ввода заголовка таблицы необходимо установить курсор в ячейку A2 и ввести название таблицы «Остатки товаров на складе».

4. Выделить ячейки A2:G2 и выполнить команду Формат / Ячейки, на вкладке Выравнивание выбрать способ выравнивания по центру и установить флажок объединение ячеек. Нажать ОК.

5. Создание «шапки» таблицы. Ввести названия полей, например, № склада, Поставщик и т.д.

6. Для расположения текста в ячейках «шапки» в две строки необходимо выделить эту ячейку и выполнить команду Формат / Ячейки, на вкладке Выравнивание установить флажок переносить по словам.

7. Вставка различных шрифтов. Выделить текст и выбрать команду Формат / Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание.

8. Осуществить выравнивание текста в «шапке» таблицы (выделить текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов форматирования).

9. При необходимости изменить ширину столбцов с помощью команды Формат / Столбец / Ширина.

10. Изменить высоты строки можно командой Формат / Строка / Высота.

11. Добавление рамки и заливки ячеек можно осуществить командой Формат / Ячейка на вкладках Граница и Вид соответственно. Выделите ячейку или ячейки и на вкладке Граница выберите тип линии и с помощью мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид выберите цвет заливки выделенных ячеек.

12. Перед вводом данных в таблицу можно осуществить форматирование ячеек столбцов под «шапкой» таблицы при помощи команды Формат / Ячейки, вкладка Число. Например, выделите вертикальный блок ячеек под ячейкой «№ склада» и выберите команду Формат / Ячейки на вкладке Число выделите Числовой и щелкните ОК.

Список литературы

Элeктpoнный учeбник, – «Формулы, функции и диаграммы в Excel» lessons-tva/ дaтa oбpaщeния: 05.11.10

Похожие рефераты:

Практическое применение Excel. Назначение команд и их выполнение. "Закрепить области", новая книга и ее сохранение, списки и их использование при вводе данных. Вставка примечаний. Автоформатирование таблиц. Защита листов и книги. Построение диаграмм.

Основные элементы электронных таблиц в MS Excel и приемы работы с ними. Типы переменных, способы форматирования ячеек. Создание, сохранение и переименование рабочей книги. Диапазон ячеек и их автоматический выбор. Числовой и денежный форматы ячеек.

Обработка информации в электронных таблицах Excel или списках, основные понятия и требования к спискам, экономико-математические приложения Excel. Решение уравнений и задач оптимизации: подбор параметров, команда "Поиск решения", диспетчер сценариев.

Рабочая область окна и структура MS Excel. Применение и возможности электронных таблиц, преимущества использования при решении задач. Ввод и редактирование данных в ячейках, копирование данных, построение диаграмм, профессиональное оформление документов.

Формулы как выражение состоящее из числовых величин, соединеных знаками арифметических операций. Аргументы функции Excel. Использование формул, функций и диаграмм в Excel. Ввод функций в рабочем листе. Создание, задание, размещение параметров диаграммы.

Файл Microsoft Еxcel является рабочей книгой. Данными могут быть числа или текст. Ввод данных. Выделение ячеек. Удаление информации из ячеек (из группы ячеек). Работа с рабочими книгами. Удаление листа. Переименование листов. Сохранение файла.

Сортировка исходных данных по среднему запасу за квартал. Сумма среднего запаса за квартал по всем объектам. Распределение объектов управления по группам. Построение кривой АВС с помощью мастера диаграмм. Решение задачи XYZ параллельно с АВС анализом.

Способы запуска Excel и выход из него, общие правила работы с программой и ее основные функции. Порядок вставки строк, столбцов и листов, объединения ячеек. Копирование и перемещение данных в пределах одного листа. Защита и печать листов и книги.

Электронные таблицы в Microsoft Excel

1. Введение

2. Создание электронных таблиц Microsoft Excel

3. Основные понятия электронных таблиц

4. Ввод, редактирование и форматирование данных

5. Вычисления в электронных таблицах

6. Копирование содержимого ячеек

7. Построение диаграмм и графиков

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:

· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

· автоматизации итоговых вычислений;

· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

· обработки результатов экспериментов;

· проведения поиска оптимальных значений параметров;

· подготовки табличных документов;

· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Создание электронных таблиц Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1,$А$1,А$1 и $А1.В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку “вырезанные” данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.

Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.

Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web.

Построение диаграмм и графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки

Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

· описание построенных графиков (вкладка Легенда);

· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка > Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete.